SUPERVICION Y GESTION DE UNA TIENDA VIRTUAL

tareas de gestión y administrativas para un ecommerce:

• Control de gastos e ingresos. Contabilidad. Revisión detalle de facturas de proveedores.
• Presentación de impuestos y cuentas anuales.
• Conciliación movimientos bancarios.
• Revisión cobros por TPV, PayPal y cualquier otro medio.
• Rentabilidad mensual.
• Rentabilidad por tipo de artículo

Control de gastos e ingresos. Contabilidad. Revisión facturas.

En mi opinión la contabilidad y el control de los gastos e ingresos no se puede dejar al completo en manos de una asesoría, es un tema muy importante para delegarlo, tienes que estar seguro que tu resultado es real, además una mala contabilización te puede hacer perder dinero (ejemplo por IVA no contabilizado).

• La empresa debe llevar un control de esas facturas
• Comprobar que te han facturado lo que es y no más, tu empresa va a prestar más atención para que no se te escape ninguna factura (hay veces que llega final del trimestre y ves que hay facturas que no te han llegado aunque has pagado, si se te pasa es un gasto que no contabilizas e IVA que dejas de recuperar),
• Quien mejor que tú para catalogar el tipo de gasto (es bueno saber al menos a final de año en que partida te has gastado más y cuales menos, te llevarás algunas sorpresas)

Con esto no quiero decir que lleves la contabilidad oficial, sino más bien una contabilidad de gastos e ingresos, con un enfoque analítico. Y lo puedes llevar en una sencilla hoja de cálculo que después se la envías a la asesoría para que realice la contabilidad oficial (que además le servirá para que no se le pase nada, un segundo control y al ponérselo más fácil te cobrará en teoría menos). Un ejemplo de la información a incluir en la hoja de cálculo, evidentemente se puede complicar más, pero es la que nosotros utilizamos desde los inicios:

Ejemplo control gastos ingresos tienda online

De esos datos podrás obtener informes analíticos y gráficos como estos (desde hoja de cálculo directamente como tablas dinámicas).

Y tu propia cuenta de resultados por conceptos de gastos e ingresos que es lo que te interesará:

Ejemplo cuenta resultado analítica tienda online

Evidentemente si cuentas con un ERP en el que lleves esa contabilidad de coste e incluso la oficial mejor, pero para empezar me parece excesivo.

La revisión de facturas no es algo menor. Evidentemente no debe hacerlo el gestor de la empresa, porque se necesita un tiempo y es un trabajo que no aporta valor. Mención especial la revisión de las facturas de la empresa de mensajería que es una de las fuentes más importantes de gasto para una tienda online y si no se controla puede significar un agujero. Esa factura de la mensajería hay que conciliarla con los envíos, que cada envío que te facturan coincide con los realizados y en cuanto a coste. A lo mejor no es necesario puntearse todos, pero al menos los de mayor importe y ver que no hay repetidos. Además cuando ve la empresa de mensajería que lo controlas y le indicas los errores tienen después más cuidado y cada vez hay menos incidencias a reclamar.

Las facturas de los proveedores de mercaderías también es importante que sean revisadas. Si es un pedido de stock para almacén debe contrastarse con la mercancía realmente recibida y si es un proveedor de dropshipping (envío directo) con los pedidos enviados a clientes. Debe comprobarse que los precios y los descuentos son los que acordaste, no vaya a ser que se haya olvidado algún descuento…

Presentación de impuestos y cuentas anuales. Contabilidad oficial.

Esta parte sí que os recomiendo que la deleguéis en una asesoría al menos los primeros años. Las asesorías están acostumbradas a realizar esa contabilidad oficial, a presentar impuestos y te pueden asesorar y recomendar. Llevan muchos clientes y no se les va a pasar una presentación de impuestos o cambios normativos importantes.

Aunque si controlas de temas fiscales y contables te darás cuenta que si quieres hacer algo que se sale de lo común tendrás que investigarlo y proponerlo tú. Las asesorías casi se limitan a los trabajos corrientes. También es verdad que para lo que se les suele pagar tampoco se le puede pedir mucho más.

Conciliación movimientos bancarios

Es fundamental cuadrar los movimientos bancarios con las facturas por dos motivos:

• Que no te cobren algo que no corresponde.
• Que no se quede ninguna factura sin contabilizar. Si ves un pago por banco y no te ha llegado la factura se la reclamarás al proveedor.

Esa conciliación es también un trabajo que necesita su tiempo y no aporta valor al negocio, por lo que igualmente recomendaría que lo realizase un trabajador de la empresa, incluso el “becario”, nunca el gestor 

Para realizar la conciliación lo conveniente es descargarse los movimientos del banco por internet e ir asociando a la factura correspondiente.

Revisión de cobros por TPV, Paypal y otros

En este punto me refiero a comprobar que lo que se supone que has cobrado por cada uno de los medios de pago realmente lo hayas cobrado y te sume en el saldo a tu favor.

Esta revisión debe ser una revisión más superficial, cogiendo algunos pedidos de manera aleatoria, porque la realidad es que en este punto no debe haber diferencias. Ya se cuidarán muy mucho la entidad que todo se está anotando correctamente, porque si falta alguno perdería credibilidad y es lo fundamental para ellos.

En este caso lo conveniente es descargarse los movimientos de los TPV y Paypal. Por cierto en esa descarga se incluirán las comisiones que te conbran que deben trasladarse a la contabilidad y hoja de cálculo de gastos e ingresos.

Rentabilidad mensual

Es conveniente al menos de manera mensual hacer un resumen de los gastos e ingresos. Un control directo de gastos e ingresos tiene un pero. Normalmente compras mercancía para almacenar por lo que los gastos se acumularán en meses concretos y los ingresos en otros, hacerlo así te distorsionaría la realidad de rentabilidad mensual de la tienda.

En este punto lo suyo es obtener los ingresos contra los gastos asociados a esos ingresos, de esta forma obtendríamos el margen bruto estimado. ¿Cómo? Es sencillo si tienes informado con el artículo el coste de compra. La rentabilidad de una venta sería algo así como: (Precio Venta artículo – Coste artículo) * Nº Artículos vendidos en cada pedido, adicionalmente los gastos de envío cuando se produzcan. Todos estos cálculos se hacen sin IVA.

La información que actualmente nosotros sacamos a final de cada mes lo hacemos directamente del software de la tienda (Prestashop):

• Agregado Facturación, facturación por artículos, facturación por costes de envío, margen bruto (venta – coste)
• Margen por producto (muy últil para después de haber introducido precios de venta comprobar que ganamos un % razonable)
• Stock valorado por artículo (artículo || unidades || coste || stock valorado)
• Ventas por artículo y stock (por rango de fecha). Muy útil para hacer previsiones de demanda y pedir a los proveedores en función de lo que pensamos que vamos a vender. Y los artículos que no se venden se deben analizar porqué (se mira opción de bajar precios, negociar con proveedor)

Todo este tipo de información te ayudará a saber cómo va la tienda y a tomar medidas correctoras. Ejemplo: Un artículo que no te da un margen suficiente, artículos que no se venden….

Y al menos al final de año hay que hacer un control completo de gastos, ingresos, resultado…. y elaborar un dossier resumen. También incluiría cuestiones como visitas, posicionamiento palabras clave, … A partir de ese análisis es conveniente realizar una previsión para el ejercicio siguiente.

Rentabilidad por tipo de artículo

Siguiendo con el punto anterior mención especial tiene el ver qué tipo de artículos y proveedores son los que realmente te hacen ganar dinero. Te puedes llevar una sorpresa. A nosotros nos ha pasado que con algunos artículos que vendemos menos al final ganamos en total más que con otros que realizamos muchas ventas.

Una vez que sepas que artículos funcionan y dan más beneficios es tema de cada uno ver si compensa dedicar tiempos y dinero en unos artículos u otros.

Espero que te haya resultado interesante el artículo. Si es así te agradecemos que lo compartas en tu red social preferida. Y cualquier cuestión que quieras comentarnos puedes hacerlo en la sección de comentarios.